Arbeitsplatz der Zukunft

Arbeit im Homeoffice: wichtige Regelungen & Vorteile

Die Arbeit vom Homeoffice aus – für viele Arbeitgeber und Arbeitnehmer wird diese Option des Arbeitsplatzes immer attraktiver. Wir erklären Ihnen, wie sich ein Homeoffice genau definiert, welche Vorteile diese Art der Arbeit für Arbeitgeber & Arbeitnehmer hat und geben Ihnen einen nützlichen Überblick zu den bestehenden Regularien.

 

Home-Office – was genau ist das?

Die Arbeit im Home-Office erfolgt per Definition von zu Hause aus. Hier richtet sich der Arbeitnehmer einen Arbeitsplatz ein und kann via Online-Konferenz, Telefon und E-Mail mit seinem Arbeitgeber Ziele, Maßnahmen, Aufgaben und Ergebnisse absprechen.

Dieser noch relativ junge Trend, der durch die Digitalisierung und den damit verbundenen Gebrauch von Computern, Notebooks und mobilen Geräten wie Smartphone und Tablets ermöglicht wurde, ist auch bekannt unter Begriffen wie „Telearbeit“ oder „e-Work“.

Unterschieden werden zwei Arten von Home-Office: Im heimbasierten Homeoffice erfolgt die Arbeit ausschließlich von zu Hause aus. Im alternierenden Homeoffice arbeitet der Mitarbeiter sowohl von zu Hause als auch beim Arbeitgeber im Unternehmen. Die entsprechenden Arbeitstage und -zeiten werden dabei im Vorfeld abgesprochen.

Bei Vertrieblern und in Branchen mit einem sehr hohen Reiseaufkommen ist oft von mobiler Telearbeit die Rede.

 

Welche Regelungen sind zu beachten?

Wir beantworten Ihnen die wichtigsten Fragen zu Regeln und Pflichten rund um das Homeoffice:

  

 

Das Home-Office FAQ

 

Haben Beschäftigte ein Recht auf die Arbeit vom Homeoffice aus?

Zwar gibt es aktuell im Bundesarbeitsministerium konkrete Pläne, Mitarbeitern ein Recht auf Homeoffice zu verschaffen, allerdings sind diese noch nicht umgesetzt. Arbeitnehmer können also nicht einfach einfordern, von zuhause arbeiten zu dürfen. So obliegt es bis zu möglichen Gesetzesänderungen dem unternehmerischen Handeln des Betriebs, ob die Arbeit vom Homeoffice gestattet wird oder nicht.

Dürfen Arbeitgeber die Arbeit im Homeoffice anordnen?

Nein, denn das Direktionsrecht des Arbeitgebers endet vor der Wohnungstür des Arbeitnehmers und ein Unternehmen darf seinen Mitarbeitern aber auch nicht einfach vorschreiben, im Homeoffice arbeiten zu müssen. Dies ist nur möglich, wenn schon im Arbeitsvertrag eine entsprechende Regelung eingebaut wurde, die besagt, dass der Arbeitnehmer im Homeoffice arbeitet. Fehlt eine solche Klausel, kann ein Angestellter nicht einseitig durch den Chef ins Homeoffice versetzt werden.

Wie wird die Arbeit im Homeoffice vertraglich geregelt?

Arbeitnehmer die von zu Hause arbeiten, bekommen vom Arbeitgeber für das Home-Office einen Vertrag. Dabei handelt es sich um eine Zusatzvereinbarung zum regulären Arbeitsvertrag. In diesem Vertrag wird geregelt, wie das Arbeitszimmer aussehen muss. Dazu gehört beispielsweise, dass der Raum abschließbar sein und die Arbeitszeit aufgezeichnet werden muss.

Werden Arbeitsmittel gestellt, so sind diese in der Zusatzvereinbarung aufgeführt. Zudem ist meistens eine Klausel enthalten, dass betriebliche Arbeitsgeräte nicht für den privaten Gebrauch genutzt werden dürfen. Auch ist in der Regel eine Datenschutzklausel als Home-Office-Regelung im Arbeitsvertrag enthalten.

Der Arbeitgeber kann die Betriebsvereinbarung zum Home-Office jederzeit mit einer Ankündigungsfrist widerrufen. Je nachdem was im Vertrag festgelegt ist, kommt dies bei Nichterfüllung der Aufgaben in Betracht oder wenn die Arbeitsschutzbestimmungen nicht ausreichend gegeben sind.

Wer übernimmt die Kosten für das Homeoffice?

Bei den Kosten für ein Homeoffice kommt es oftmals auf die individuelle Vereinbarung zwischen Mitarbeiter und Unternehmen an. Grundsätzlich stellt der Arbeitgeber die notwendigen Mittel zur Verfügung, die Angestellte benötigen. In der Regel handelt es sich hierbei um einen Firmenlaptop, der bereitgestellt wird, um im Homeoffice zu arbeiten. Unter gewissen Umständen kann es aber sogar sein, dass der Arbeitgeber für einen Teil der Miete aufkommt.

Arbeitet der Mitarbeiter ausschließlich von zu Hause aus und das Unternehmen stellt seinem Beschäftigten keinen gesonderten Arbeitsplatz zur Verfügung, kann eine Pauschale für die Miete sowie anfallende Energie und Heizungskosten vom Arbeitgeber erstattet werden.

Welche Arbeitszeiten gelten?

Das Arbeitszeitgesetz gilt – egal, ob für die Tätigkeit im Büro oder im Home-Office.

Wenn vertraglich nicht anders geregelt ist die Grundlage daher eine Arbeitszeit von acht Stunden pro Tag, außer die Auftragslage macht Überstunden erforderlich. Dann darf die tägliche Arbeitszeit kurzfristig auf zehn Stunden erhöht werden. Voraussetzung ist jedoch, dass innerhalb eines halben Jahres ein entsprechender Ausgleich für die zusätzliche Arbeit gewährt wird.

Am 14. Mai 2019 entschied der Europäische Gerichtshof (EuGH), dass Arbeitgeber die Arbeitszeiterfassung ihrer Mitarbeiter umfassend und vollständig sicherstellen müssen. Zu den Aufgaben eines Mitarbeiters zählt es daher, die Arbeitszeit im Homeoffice zu dokumentieren und diese Nachweise – beispielsweise in Form eines Stundenzettels oder einer Online-Zeiterfassung, dem Arbeitgeber zur Verfügung zu stellen.

Sind Pausen- und Ruhezeiten im Homeoffice gesetzlich geregelt?

Zu der Regelungen der Arbeitszeit haben Beschäftigte im Homeoffice auch Anspruch auf Pausen. So steht Ihnen ab einer Arbeitszeit von sechs Stunden eine Pause von 30 Minuten zu, sollten Sie mehr als neun Stunden arbeiten, haben Sie Anspruch auf 45 Minuten Pause.

Wer mehrere Tage hintereinander im Homeoffice arbeiten, sollte zudem auf ausreichende Ruhezeiten zwischen den beiden Arbeitstagen achten. Vorgeschrieben ist eine grundsätzliche Pause von 11 Stunden, bevor am nächsten Tag wieder mit der Arbeit begonnen wird.

Müssen Beschäftigte im Homeoffice ständig erreichbar sein?

Nein, auch hier gilt das Arbeitszeitgesetz: In der Freizeit müssen Arbeitnehmer, die vom Homeoffice arbeiten, nicht verpflichtend E-Mails und Anrufe beantworten – es sei denn, Ausnahmen sind im rechtlichen Rahmen vertraglich festgehalten.

Kann das Homeoffice von der Steuer abgesetzt werden?

Dient das Arbeitszimmer nahezu ausschließlich zur Erzielung von Einkünften und wird nur privat genutzt, kann es vom Arbeitnehmer von der Steuer abgesetzt werden. So dürfen nur Schreibtisch, Stuhl, Aktenschränke und Bücherregale im Arbeitszimmer zu finden sein. Ein Gästebett, ein Fernseher oder ein Sofa machen aus dem Arbeitszimmer ein privates Wohnumfeld.

So ist auch ein Durchgangszimmer oder eine Arbeitsecke im Wohnzimmer steuerlich nicht absetzbar, da es nicht ausschließlich als häusliches Arbeitszimmer dient. Arbeitnehmer, die ihren beruflichen Mittelpunkt komplett zu Hause haben und dafür ein Arbeitszimmer nutzen, können das Home-Office von der Steuer absetzen.

Wer trägt die Haftung bei einem Unfall im Homeoffice?

Grundsätzlich stehen Arbeitnehmer unter dem Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung. Bei einem Unfall während der Arbeitszeit oder auf dem direkten Weg zur Arbeit haftet die Unfallversicherung für entstandene Schäden. Doch gilt dies auch für Beschäftigte im Home-Office?

Mitarbeiter im Home-Office sind ebenfalls gesetzlich unfallversichert. Allerdings kommt die Versicherung unter bestimmten Kriterien nicht auf. Die gesetzliche Unfallversicherung greift bei einem Arbeitsunfall nicht, wenn sich der der Angestellte beispielsweise auf den Weg vom Arbeitsplatz in die Küche oder ins Badezimmer befindet.

Wie ist der Arbeitsschutz im Homeoffice geregelt?

Für Arbeitnehmer, die in ihrer eigenen häuslichen Umgebung tätig sind, gelten die gleichen arbeitsschutzrechtlichen Vorschriften wie auch für die Beschäftigten vor Ort im Betrieb des Arbeitgebers.

Anhand der Generalklauseln in den §§ 3, 4 ArbSchG sind zahlreiche Rechtsverordnungen erlassen worden, die die Anforderungen an die Gestaltung der Arbeit und der Arbeitsabläufe detailliert vorgeben, insbesondere die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV).

Gem. § 3 I 1 der ArbStättV ist der Arbeitgeber verpflichtet, die erforderlichen Maßnahmen des Arbeitsschutzes unter Berücksichtigung der Umstände zu treffen, die Sicherheit und Gesundheit der Beschäftigten bei der Arbeit beeinflussen. Dazu hat er den Schutz seiner Beschäftigten durch geeignete technische, organisatorische oder persönliche Maßnahmen zu gewährleisten.

Eine Gefährdungsbeurteilung nach den §§ 5 und 6 ArbSchG ist auch für Arbeitsplätze im Home-Office durchzuführen. Dies bedeutet die Pflicht zur Ermittlung der notwendigen Maßnahmen für die sichere Bereitstellung und Nutzung der vom Arbeitgeber überlassenen Arbeitsmittel (§ 3 I Betriebssicherheitsverordnung, BetrSichV).

Hierbei hat der Arbeitgeber insbesondere die Gefährdungen zu beachten, die mit der Nutzung der Arbeitsmittel selbst verbunden sind und die am Arbeitsplatz durch Wechselwirkungen der Arbeitsmittel untereinander oder der Arbeitsumgebung hervorgerufen werden. Gefährdungen können sich aus dem Arbeitsplatz selbst oder den eingesetzten Geräten ergeben, aber auch aus der Person des Arbeitnehmers selbst im Home-Office. Die konkrete Beurteilung des Arbeitsplatzes des Arbeitnehmers im Home-Office ist die Grundlage für die konkret zu treffenden Maßnahmen. Bei der Einrichtung eines Bildschirmarbeitsplatzes ist auch die Bildschirmarbeitsverordnung (BildscharbV) zu beachten ist, woraus insbesondere die Pflicht zur ergonomischen Ausstattung eines Arbeitsplatzes folgt.

 

 


Vorteile des Homeoffice

Neben vieler Regularien bietet das Homeoffice viel - und wie wir finden, überwiegend - positives:

Beschäftige sparen sich den Weg zur Arbeit

Durch den Wegfall von langen Anfahrtswegen, Staus, Verspätungen im öffentlichen Nah- und Fernverkehr, der Umgehung nervenaufreibenden Wetterlagen, wie vereisten Straßen oder starkem Schneefall, und dem damit verbundenen Stress durch Zuspätkommen beginnt der Arbeitstag deutlich entspannter.

Kostensenkung für Arbeitnehmer und Arbeitgeber

Teure Spritkosten und die Anschaffungen sowie der Unterhalt eines Autos entfallen für den Arbeitnehmer. Auch Tickets für Bus und Bahn können eingespart werden.

Und Kosten hat natürlich nicht nur der Beschäftige: Büromiete, Reinigungskosten und Ausstattung der Kaffee- und Teeküche sind nur einige der Punkte, die für den Arbeitgeber bei der Arbeit der Beschäftigten im Homeoffice entfallen.

Flexibilität für die bessere Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben

Das Home-Office bietet die perfekte Grundlage für eine gute Work-Life-Balance. So können im Bedarfsfall die Kinder auch mal zu Hause betreut werden und der Hund muss nicht den halben Tag auf seinen Gassi-Gang verzichten. Arztbesuche und wichtige Termine können auch mal am Vormittag wahrgenommen werden, die Arbeitszeit dann entsprechend auf die freien Kapazitäten verlegt. Eine prima Möglichkeit zudem für Väter und Mütter, schneller aus der Elternzeit wieder in den Beruf zurückkehren zu können. So können wertvolle Fachkräfte zufrieden und zeitnah wieder für ihr unternehme tätig sein.

Doch wichtig ist hier die Balance: das Private muss sich zur Arbeit die Waage halten – hier ist seitens des Arbeitnehmers die nötige Selbstdisziplin Pflicht.

Stress- und Krankheitsreduktion

Ein lautes Arbeitsumfeld im Großraumbüro? Ablenkung durch Kollegen? Vorgesetzte, die ständig über die Schulter schauen? Ständige Angst vorm Zuspätkommen? Entfällt beim Home-Office! Die Arbeit vom heimischen Arbeitsplatz ist eine gute Burn-Out Prävention und somit von Vorteil für Beschäftigte und Unternehmer. Allerdings nur, wenn man als Arbeitnehmer nicht rund um die Uhr erreichbar sein muss und die mentale Tür zum Büro nach Arbeitsende auch schließt.

Die Leistung der Arbeitnehmer steigt im Homeoffice signifikant an. Zusätzlich steigt die Zufriedenheit des Arbeitnehmers mit der eigenen Arbeit, da er ja effektiver ist. Die Zufriedenheit mit der eigenen Arbeit und die Unterstützung durch den Arbeitgeber erhöhen dann - als Bonus - auch noch die Personalbindung. Viele Unternehmer sehen die Option des Homeoffice darüber hinaus als Chance, sich als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren.

Als weiterer Vorteil melden sich Arbeitnehmer, die im Homeoffice tätig sind, seltener krank. Dies ist neben der Stressreduktion auch der Tatsache zuzuschreiben, dass man sich einfach nicht bei den kranken Kollegen im Büro ansteckt.

All diese Faktoren erhöhen die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens.


Rasante Veränderung der Arbeitswelt durch zunehmende Digitalisierung

Immer schnellere Internetzugänge, Cloud-Computing und Smartphones ermöglichen und vereinfachen das ortsunabhängige Arbeiten – und aktuelle Statistiken bestätigen den Trend zum Homeoffice: Während im Jahr 2014 nur 22% der deutschen Beschäftigten der Arbeit im Homeoffice nachgehen durften, wuchs der Anteil im Jahr 2018 auf stattliche 39%.

Allerdings ist das Arbeiten im Homeoffice für mache Unternehmer (noch) mit Vorurteilen behaftet. Kritiker dieses Arbeitsmodells argumentieren gerne mit dem Bild eines Angestellten, der lieber netflixt und Hausarbeiten erledigt, als sich um seine eigentliche Arbeit für das Unternehmen zu kümmern

Dieser Einwand wird allerdings durch aktuelle Untersuchungen mehr als entkräftet. Eine zweijährige Standford-Studie belegt, dass Arbeitnehmer ihre Produktivität im Homeoffice um bis zu 13,5% steigern konnten. Durch den Wegfall des Arbeitsweges gewannen die Testpersonen wertvolle Zeit für ihre Projekte dazu, an denen sie zudem konzentrierter arbeiten konnten. Ein weiterer angenehmer Nebeneffekt: Krankheitsbedingte Ausfälle wurden in der Studie um fast 50% verringert, die Beschäftigten waren im Homeoffice allgemein zufriedener.

Unternehmer sollten also überlegen, welche Mitarbeiter und welche Tätigkeiten für Arbeit vom Home-Office geeignet sein könnten. Denn etwa 40 Prozent der Jobs könnten auch von zu Hause aus erledigt werden – wenn die Unternehmer umdenken.

 

Gerne beraten wir Sie dabei, auch für Ihr Unternehmen sinnvolle Home-Office Konzept umzusetzen unter Berücksichtigung aller formaler und technischer Anforderungen.

Kompetente Unterstützung ist nur einen Anruf entfernt: +49 221 82 95 91 0

 

 

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