Im Team durch die Pandemie: Leadership im neuen Licht

Global überlegen Unternehmer, wie sie auf den Ausbruch des Coronavirus und die damit einhergehende globale Gesundheitskrise reagieren können.

Die wirtschaftliche Stagnation, die unbekannte Dauer der persönlichen und beruflichen Einschränkungen – all das weckt Gefühle der Unsicherheit, der Ohnmacht und der Verletzlichkeit. Nicht nur in der Führungsetage von Unternehmen, sondern auch bei Mitarbeitern, Kunden und Partnern.

In diesen Zeiten der Krise in der Pandemie braucht es Führungskräfte, die empathisch und trotzdem entschlossen die bestehenden Herausforderungen anpacken und die mit Kreativität und auch auf neuen Wegen der Zukunft begegnen.

Administrativer Vollstrecker ade

Wo es nur geht, sind die Arbeitsplätze in die heimischen vier Wände zum Homeoffice umfunktioniert worden mit dem Ziel, die Ausbreitung des Coronavirus zu verlangsamen. Und darum geht es: wir können verlangsamen, nicht aufhalten. Egal, wie wir auf die Krise reagieren, eines ist jetzt schon klar: Eine kommende Rezession ist unausweichlich. Dahingehend sind sich mittlerweile so gut wie alle Experten einig und Schönmalerei hilft an dieser Stelle wenig. Die Frage ist nur noch, wie tief wird dieser Konjunkturabschwung sein und wie lange wird er dauern.

Für jedes einzelne Unternehmen geht es nun darum, Maßnahmen zu ergreifen, die finanziellen Mittel zusammen zu halten, die Kosten wo es nur geht zu senken und das Unternehmen trotz dessen am Laufen zu halten. Praktisch umsetzbare Ideen und Eigeninitiative sind hier von jedem gefragt.

In diesem Zuge gehört das Bild des dominant-administrativen Vollsteckers, der in klarer Hierarchie nach unten Befehle und Anweisungen durchgibt, der Vergangenheit an. Denn es braucht jetzt keine Drohnen, die stumpf und fleißig zugewiesene Arbeiten ausführen und brav abnicken. Was Unternehmer in dieser Krise benötigen, ist ein Team, das durch eigenständiges Denken, mit Pragmatismus, Einfallsreichtum und der Fähigkeit zur dezentralen Arbeit einen dringend benötigen Input und Mehrwert schafft.

Motivation fördern, Kommunikation stärken

Lassen Sie Mitarbeiter, Kunden und andere Interessenvertreter wissen, dass Sie die Situation beobachten, da sie sich schnell entwickelt und entsprechend reagiert werden muss.

Um die individuellen Kräfte und Stärken Ihrer Mitarbeiter freizusetzen, kommunizieren Sie alle Informationen auf Augenhöhe und beziehen Sie ihr Team mit ein. Dazu ist es zwingend notwendig, dass Sie sich den Ideen und Vorschlägen Ihrer Mitarbeiter öffnen und sich selbst ein Stück weit zurücknehmen.

Auch Empathie und Anteilnahme festigen in der Krise die Autorität. Glaubwürdig bleibt, wer auch in der Krise innerhalb seiner Führungsposition seinen Beschäftigten nah ist. Dazu gehören schon vermeintlich banale Fragen: „Wie geht es dir? Kommst du zurecht?“.

Fast alle Ihre Beschäftigten treiben dieser Tage verschiedene Sorgen um. Viele haben Kinder, die betreut werden müssen, oder Angehörige, die wegen ihres Alters oder Vorerkrankungen zur Risikogruppe gehören.

In der Zusammenfassung bedeutet dies: Führen ja, aber in die Selbstständigkeit. Wir befinden uns in einer Situation, in der niemand auf entsprechende Erfahrungen aus der Vergangenheit zurückgreifen kann. Statt Mitlaufen ist Mitdenken gefordert; und Mitgefühl. Als Führungsfigur überzeugen Sie, indem Sie als Mentoren und Sparringspartner an ihre Mitarbeiter glauben und ihnen zur Seite stehen. Strahlen Sie Vertrauen aus und gewähren Sie Freiräume.

Ganz klar handelt es sich um einen Balanceakt: Sie müssen Ihr Team zu eigenständigem Denken und Handeln motivieren und gleichzeitig den nötigen Zusammenhalt auch über räumliche Distanz sichern. Doch genau so fühlt sich jeder Mitarbeiter ernst und gleichzeitig an die Hand genommen.

Diesen hohen Ansprüchen zu genügen, ist im normalen Arbeitsalltag schon schwer. Durch Herausforderungen, vor die Covid-19 uns stellt, wird es noch schwerer. Aber es lohnt sich. Und es zeichnet Sie als wahren Leader in Zeiten der Krise aus.

  

Welche Maßnahmen können Sie für Ihr Team konkret ergreifen?

Geregelte Abläufe sorgen für Sicherheit

Wenn die Mitarbeiter nicht mehr im Büro sind, wird der tägliche Rhythmus schnell abgelegt. Wenn Sie und Ihr Team jetzt aus der Ferne arbeiten, besteht einer der erste Schritt darin, das festzulegen, was wir "Teamnormen" nennen. Diese Normen sind eine Reihe von Praktiken, zu deren Durchführung Sie sich bereit erklären, wenn alle Personen außerhalb des Unternehmens sind. Klären Sie im Team die folgenden Fragen:

  • Treffen wir uns häufiger als Team? Wann? Und wie lange?
  • Verwenden wir eine Telefonkonferenz oder eine Online-Meeting-Plattform wie Microsoft Teams?
  • Wenn wir eine Plattform für Online-Konferenzen benutzen, schaltet jeder seine Videokamera ein?
  • Wie stellen wir sicher, dass die Teilnehmer anwesend sind und fokussiert sind?
  • Was ist die empfohlene Antwortzeit auf einen Text oder eine E-Mail? Sollten wir das Telefon häufiger benutzen?
  • Wie werden wir sensible Informationen austauschen? Per E-Mail? Über Online-Austauschplattformen wie Microsoft Teams, Slack oder Webex?

Seien Sie virtuell verfügbar

Wie auch im geregelten Büroalltag brauchen Ihre Mitarbeiter Zugang zu Ihnen.

Zusätzlich zu Ihren regulären Mitarbeiterbesprechungen und Einzelgesprächen sollten Sie in Erwägung ziehen, offene Bürozeiten über eine Telefonkonferenz oder eine Video-Sharing-Plattform abzuhalten.

Keine Tagesordnung. Keine Formalitäten. Keine Hierarchie.

Nutzen Sie es lediglich als offenes Forum, in dem Ideen ausgetauscht, Fragen beantwortet und auch Ängste ausgesprochen und ausgeräumt werden können – die virtuelle offene Tür zu Ihrem Büro.

Liebgewonnene Rituale im Team beibehalten

Stellen Sie sich einen Mitarbeiter vor, der seit mehreren Jahren zur Arbeit gependelt ist. Die Routine war beständig. Jeder Morgen begann auf die gleiche Weise. Die ersten Gespräche mit den Kollegen, der gemeinsame Kaffee in der Pause, das Zunicken und Aufmuntern, wenn mal was nicht optimal lief – das ist nun erstmal vorbei. Die neue Normalität ist die Isolation. Das Allein-Sein.

Um das Gefühl der Einsamkeit zu lindern, nehmen Sie sich 10 Minuten des virtuellen Zusammenseins. Seien Sie offen. Besprechen Sie, was Sie für den Tag mit Ihren Aufgaben, Projekten usw. vorhaben. Loben Sie jemanden öffentlich, Informieren Sie über andere organisatorische Projekte oder Änderungen. Erzählen Sie eine kleine Anekdote, etwas Nicht-Arbeitsrelevantes. Trinken Sie zusammen eine Tasse Kaffee. Es ist die perfekte Gelegenheit, im Angesicht der Unsicherheit menschlich zu sein.

Schaffen Sie Diskussionsmöglichkeiten

Wenn Sie noch nie ein Team von Homeoffice Mitarbeitern geführt haben, sind Sie wahrscheinlich an Kollisionen im Büro gewöhnt. Das sind die Momente, in denen Teammitglieder - auch Sie selbst - aufeinanderstoßen und Visionen, neuer Input und Ideen entstehen. Es könnte jemanden daran erinnern, dass eine Aufgabe ansteht. Es könnte ein Problem aufdecken. Diese Unterhaltungen können sogar neue Netzwerkverbindung schaffen, die zu einem Verkauf oder einer neuen Einstellung führt.

Diese Kollisionen sind nicht mehr gegeben, wenn alle aus der Ferne arbeiten. Wie kann man das Problem mildern? Richten Sie ein Online-Diskussionsforum ein, in dem die Mitarbeiter alles, was ihnen in den Sinn kommt, rauslassen und diskutieren können. Die sollte asynchron sein - d.h. kein Live-Gespräch -, so dass die Mitarbeiter es als Mittel zur Erzeugung einiger virtueller Kollisionen nutzen. Ein Ort, an dem man mal loslassen, aussprechen und sich vernetzen kann.

Immer mal einfühlsam nachfragen

Mehr denn je müssen Ihre Teammitglieder das Gefühl haben, dass Sie sich um sie kümmern. Das einfachste Geschenk, das Sie machen können, ist es, sich wirklich zu kümmern. Sie sind mit einem Mobiltelefon, Tablet und/oder Laptop ausgestattet. Benutzen Sie es. Rufen Sie an oder versenden Sie Texte, E-Mails und Voicemessages an die Teammitglieder, um zu fragen, wie es ihnen geht. Nutzen Sie es vielleicht als Gelegenheit, ihnen zu danken oder etwas anzuerkennen, das Ihnen an diesem Tag oder in dieser Woche aufgefallen ist.

Sie könnten ihnen beispielsweise auch einen interessanten Artikel, ein lustiges Meme oder ein Foto senden. Unerwartete Botschaften vom "Boss" zu erhalten, werden zu einem ausgezeichneter Adrenalinschub für die Mitarbeiter. Nutzen Sie dies nur in Maßen und bitte nicht übertreiben - doch ignorieren sollte man diese Taktik auch nicht.

Statt in Schockstarre zu fallen oder aus der Entfernung zu Anweisungen zu erteilen: Werden Sie zum proaktiven, einfühlsamen Leader, der nur räumlich auf Distanz zu seinen Mitarbeitern ist.

Und wer weiß? Vielleicht werden einige der Änderungen zur Standardpraxis, wenn Sie Ihren Führungsstil um Eigenschaften weiterentwickeln, die eine flexiblere Arbeitsstrategie unterstützt und auch nach COVID-19 Ihrem Unternehmen und Ihrer Führungsstrategie positive Aspekte verleiht.

Gerne sind unsere Experten von OPTIQUM für Sie da und zeigen Ihnen praktikable und verständliche Maßnahmen, die Ihnen und Ihrem Team auch in Zeiten der Krise bestmögliche Unterstützung bieten.

Rufen Sie uns einfach an: +49 221 82 95 91 0 

 

Weiterführende Links:

 

Das Homeoffice - Arbeitsplatz der Zukunft

wichtige Regelungen und Vorteile

 

Corona: Chancen in Zeiten der Krise

sinnvolle Möglichkeiten, die Sie jetzt nutzen können

 

 

 

 



27.01.2020

Prozesse sind die Lebensadern Ihres Unternehmens!

Sie existieren in jeder Abteilung, in jedem Arbeitsbereich und werden von jedem Mitarbeiter ausgeführt. Für das Geschäftsergebnis sind sie von fundamentaler Bedeutung.

 

Mit Hilfe von Geschäftsprozesse definieren sich Abläufe, Art und Interaktionen aller Aktivitäten in Ihrem Unternehmen. Und natürlich sollten in diesem Sinne eben jene Prozesse so effizient und nachhaltig wie möglich gestaltet werden. Dies ist nur mit einer guten und strukturierten Planung umzusetzen, um sicherzustellen, dass alle Arbeitsabläufe optimal aufeinander abgestimmt sind und die von Ihnen angestrebten Ergebnisse erzielen.

Warum ist Prozessdesign so wichtig?

Für den Erfolg eines Unternehmens sowie für seine Kunden ist die Qualität der Geschäftsprozesse ausschlaggebend. Es gilt vorrangig, die fachlichen Anforderungen konsequent in den Mittelpunkt zu rücken und die vorhandenen Erfahrungen einzubringen. Gute Leistungen können von Mitarbeitern nur dann erbracht werden, wenn sie in durchdachten und innovativen Arbeitsprozessen nachvollziehbare Strukturen finden, die sie verstehen und umsetzen können.

Beispielsweise gibt es nicht selten Experten in Ihrem Unternehmen, die überlastet eine Vielzahl an Tätigkeiten und Arbeitsschritten im Alleingang bewältigen und dadurch mehr als ausgelastet sind.

Um diese Fachkräfte zu entlasten und ihr Potential optimal zu nutzen, gilt es hier, die Arbeitspakete entsprechend neu zu gestalten und zuzuweisen. Oftmals muss man hierbei jedoch komplexe Arbeitsstrukturen zunächst eröffnen und die zugehörigen einzelnen Arbeitsschritte identifizieren. Nur so kann man definieren, welche Prozesse vom Experten zu seiner Entlastung delegiert werden können und welche von Ihm weiter ausgeführt werden.

So erhält man eine sinnvolle und effiziente Arbeitsverteilung, die im Endprodukt qualitativ nicht nur Ihre Kunden zufrieden stellt, sondern zugleich Ihre Mitarbeiter motiviert und die wichtigen fachlichen Ressourcen Ihres Unternehmens schont.

Der Ablauf im Überblick



09.12.2019

DIN EN ISO/IEC 17025:2018

Eine Laborakkreditierung nach ISO/IEC  

 
Die ISO/IEC 17025 ist der Goldstandard für Qualitätsmanagementsysteme für Laboratorien. Sie legt allgemeine Anforderungen an die Kompetenz, einheitliche Arbeitsweise und Unparteilichkeit von Laboratorien fest, die Prüfungen und Kalibrierungen durchführen. Anwendbar ist die Norm auf Laboratorien jeder Größe, es gibt keine Vorschrift für eine Mindestanzahl an Mitarbeitern.  

Vorteile der Akkreditierung nach ISO/IEC 17025

Die ISO/IEC 17025 hat zum Ziel, das Vertrauen in die Arbeiten ihres Labors zu fördern und die Seriosität der Organisation heraus zu stellen. Eine Akkreditierung nach ISO 17025 strahlt über den akkreditierten Bereich hinaus. Von Organisationen mit akkreditiertem Laboratorium erwartet man grundsätzlich präzisere Arbeit und höchste Qualität. Somit können Sie sich durch die Akkreditierung nach ISO/IEC 17025 einen wichtigen Wettbewerbsvorteil sichern, stellt dieses Zertifikat doch die höchste Qualitätsauszeichnung für Prüf- und Kalibrierlaboratorien weltweit dar.

Wenn Sie für Kunden, die nach der IATF 16949:2016 zertifiziert sind, als externes Laboratorium arbeiten möchten, stellt eine Akkreditierung nach ISO/IEC 17025 oft den einzig akzeptierten Weg dar, um als Lieferant gelistet zu werden.

Aber auch wenn Ihr Laboratorium nur die von Ihnen selbst hergestellten Produkte überprüft, sind Sie mit einer Akkreditierung nach ISO/IEC 17025 in der Lage Kalibrierscheine auszustellen, die weltweit zur Messtechnischen Rückführbarkeit auf (inter-)nationale Normale anerkannt werden. Ein gewaltiges Plus für das Vertrauen in Ihre Produkte.

Prüfungen oder Kalibrierungen können sowohl standardisierte (normative) als auch nicht-standardisierte Methoden, wie im Labor selbstentwickelte Prüfverfahren, beinhalten.

Was muss berücksichtigt werden?

Laboratorien, die sich gemäß ISO/IEC 17025 akkreditieren lassen wollen, müssen ein sehr hohes Level an Standardisierung Ihrer Laborprozesse und entsprechende Dokumentation vorweisen. Allgemein weist die ISO/IEC 17025 viele Übereinstimmungen mit dem den Grundsätzen der allgemeinen Qualitätsmanagementnorm ISO 9001 auf, zum Beispiel in Bezug auf die kontinuierliche Evaluation von Verbesserungsmöglichkeiten durch ein gelebtes Qualitätsmanagementsystem und regelmäßige interne Audits. Eine vorhandene Zertifizierung nach ISO 9001 vereinfacht die Einführung, ist allerdings keine Voraussetzung. Während die ISO 9001 den Fokus auf die Kundenzufriedenheit legt, hebt die ISO/IEC 17025 den fachlichen Bezug hervor. Um dies zu gewährleisten, muss das Unternehmen mit zeitgemäßen Methoden Schritt halten und sich stets bemühen, mit wissenschaftlichen sowie technologischen Neuerungen gleichauf zu sein.

Wichtig: die revidierte Norm ISO/IEC 17025:2018

Mit der Revision der Norm ISO/IEC 17025 - treten einige Änderungen in Kraft. Die revidierte DIN EN ISO/IEC 17025:2018 enthält zahlreiche, grundlegende Änderungen in der Struktur, der neuen Prozessorientierung sowie der Risikobewertung. Bis zum 30. November 2020 haben akkreditierte Prüf- und Kalibrierlaboratorien Zeit, ihre Akkreditierung auf die revidierte Version DIN EN ISO/IEC 17025:2018 umzustellen. 

Gerne beraten unsere Experten von OPTIQUM Sie hierzu und helfen Ihnen, die aktuellen Anforderungen der ISO/IEC 17025 erfolgreich und effizient in Ihr bestehendes Managementsystem zu implementieren oder dieses gänzlich neu aufzubauen. Rufen Sie uns einfach an +49 221 82 95 910 .